Automatización inteligente para mejorar los procesos operativos

Si desea que su negocio sea más eficiente y libere tiempo para concentrarse en otras cosas más importantes, la automatización de sus procesos comerciales repetitivos y mundanos es una excelente manera de lograr esos objetivos. Además, hay muchos beneficios al automatizar su negocio.

Este artículo analiza cómo las empresas con presencia en línea pueden utilizar la automatización inteligente para conectar sistemas dispares, asumir tareas informáticas repetitivas y mejorar el proceso operativo administrativo general.

¿Qué tecnología utilizan los empresarios exitosos para mantener contentos a sus clientes y sus ingresos en números positivos? Antes de cubrir las tecnologías emergentes que utilizan los empresarios, asegurémonos de cubrir una parte esencial de cualquier negocio exitoso: la participación del cliente. “La participación del cliente es un esfuerzo de colaboración…”, dijo Nancy Marshall, miembro del consejo de Forbes. Cuando un cliente interactúa con su marca, su empresa debe ofrecer la mejor experiencia de cliente posible. Brindar una excelente experiencia al cliente es clave para que los clientes regresen a su negocio en un período definido por el uso o la estrategia de su producto.

No tenemos que adivinar mucho sobre las tecnologías utilizadas por los empresarios exitosos y las grandes corporaciones; simplemente mirar alrededor en las tiendas minoristas o de comercio electrónico regulares revelará los esfuerzos repetitivos de las empresas que buscan satisfacer las demandas de los clientes y reducir las quejas sobre las malas prácticas de experiencia del cliente.

Empresas como Walmart tienen cajeros automáticos, Amazon tiene robots físicos como parte de su proceso de cumplimiento y la automatización inteligente es el nuevo chico del bloque.

La automatización inteligente es el uso de tecnologías de automatización como la inteligencia artificial (AI), el aprendizaje automático (ML), el procesamiento inteligente de documentos (IDP) y la automatización de procesos robóticos (RPA) para optimizar y escalar las tareas informáticas repetitivas en las organizaciones (2).

Según Verified Market Research, el tamaño del mercado de la automatización inteligente de procesos se valoró en USD 8520 millones en 2020 y alcanzará aproximadamente USD 21 630 millones en 2028.

¿Qué pasa con su back-office y estrategia operativa?

Su estrategia operativa de back-office es una de las áreas en las que puede aplicar la automatización inteligente. Por ejemplo, es posible que esté ejecutando NetSuite u otro CRM internamente, y su empresa de cumplimiento o proveedores externos pueden querer que use sus propios sistemas. Aparte de esto, he visto otros departamentos que necesitan ayuda para acceder rápidamente a datos precisos de múltiples sistemas dispares para procesar pedidos.

Además, las plataformas de automatización inteligente, como OpenBots y Microsoft, están generalizando esta tecnología al facilitar un acceso sin fricciones, lo que permite a los equipos aprender e implementar esta tecnología en cuestión de semanas.

¿Cómo puede identificar qué procesos comerciales debe automatizar?

Identificar qué operaciones comerciales puede automatizar podría representar aproximadamente el 50 % de su proceso de automatización. El primer paso es saber qué problema está tratando de resolver o qué está tratando de mejorar.

Por ejemplo, una de las compañías farmacéuticas más grandes de Europa quería mejorar el tiempo de respuesta de su empresa. Estaban perdiendo cientos de empresas debido a la lentitud de las respuestas a las consultas en línea. Bienvenido a la era de la gratificación instantánea, donde los clientes no esperan a las empresas, sino que tienen otras alternativas con solo hacer clic en un botón.

Una vez que identifique qué proceso operativo está tratando de mejorar, debe crear un plan y trazar todos los pasos por los que pasan sus empleados o colegas. Este plan se convierte en el ámbito de trabajo (SOW) para futuros desarrolladores o desarrolladores ciudadanos.

Usted y su equipo pueden tomar un curso de analista de negocios para ayudarlo a comenzar su viaje para identificar diferentes oportunidades de automatización. Luego, usar la aplicación de descubrimiento adecuada puede ayudarlo a organizar esos procesos comerciales con las mejores opciones.

Lo básico de cada proceso de descubrimiento es tomar notas detalladas de los procesos comerciales. Por ejemplo, un empleado puede realizar un seguimiento de cada paso del viaje de un pedido y llevar un diario de los eventos necesarios durante el proceso.

¿Qué automatización estándar están implementando las empresas en línea?

Más del 50% de las empresas en línea ahora usan chat en su sitio web. Por lo general, un servicio de chat como Google Cloud, HubSpot o Messenger incluirá una funcionalidad automatizada.

Agregar una plataforma de automatización inteligente al back-end ayuda a garantizar que los servicios de chat tengan toda la información necesaria para proporcionar a sus clientes la información que solicitaron en segundos, sin que una persona busque en diferentes sistemas mientras el cliente está en espera.

Por lo general, un chat automatizado enviará un conjunto predeterminado de mensajes al usuario final. Luego, utilizando una plataforma de IA como OpenBots o UiPath en el back-end, un bot digital puede iniciar sesión en diferentes sistemas para recuperar información privada y llevársela al usuario final en segundos. Esta tarea suele tardar un par de minutos para los humanos y es un tiempo de espera para el usuario final.

Otra automatización estándar es el procesamiento de facturas. Nuestros ejemplos anteriores destacaron la importancia de responder a las solicitudes en línea. El procesamiento de facturas es parte de este proceso que puede comenzar como una solicitud en línea y luego convertirse en una factura final o una compra en línea.

Uno de los bots digitales o de automatización del comercio electrónico es el bot de cumplimiento. Este bot digital está programado para conectar sistemas dispares de empresas de cumplimiento de terceros y sistemas internos. El bot de cumplimiento puede completar hasta 20 tareas informáticas en el transcurso de un pedido, ahorrando a las empresas de comercio electrónico varias horas de su tiempo de proceso de pedido.

Una respuesta rápida y precisa es fundamental para las empresas en línea que intentan mantener la mejor experiencia del cliente. Cuando las empresas no tienen que depender solo de los humanos, pueden aprovechar la automatización inteligente para producir una fuerza laboral digital capaz de ejecutar procesos comerciales las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Para poner las cosas en perspectiva, los minoristas globales pueden producir más de 500 bots digitales. Si un bot digital puede realizar más de 50 tareas, ¿te imaginas tener una fuerza laboral digital de 100 bots digitales realizando más de 5000 tareas informáticas?