Qué hacen distinto las empresas que triunfan

La aceleración de la pandemia hacia el trabajo desde casa ha disminuido, pero mientras muchos trabajadores se han acostumbrado a la conveniencia y flexibilidad del trabajo remoto y lo exigen, muchas empresas están presionando para volver a la oficina. El compromiso, cada vez más, es un híbrido que combina equipos presenciales y remotos. Un estudio reciente de McKinsey de 800 ejecutivos corporativos indicó que lo híbrido probablemente será la norma en el futuro. Nuestra experiencia, de tener equipos líderes y empresas que eran híbridas antes de Covid, es que esto no es tan simple como establecer días para estar en la oficina o de forma remota.

Las culturas híbridas, en cambio, solo prosperan tratando a todos como remotos. Esto significa brindar a todos acceso a la misma información, personas, herramientas y oportunidades para tener éxito, independientemente de si están sentados en una oficina en Berlín o si están haciendo su trabajo desde una cafetería en Yakarta o desde una habitación en Tokio. Esto es simple, pero no directo. Requiere una acción consistente del liderazgo en los siguientes cinco frentes.

1. Adoptar la comunicación asíncrona

La comunicación con empleados distribuidos, especialmente a nivel mundial, requiere una atención especial para garantizar que todos tengan las mismas oportunidades de participar en la conversación. Esto normalmente se puede lograr por uno o más de los siguientes medios:

• Cambio deliberado de intercambios sincrónicos a asincrónicos. Los equipos que se encuentran en diferentes zonas horarias deben pasar a la comunicación escrita o grabada. Esto podría significar reemplazar su reunión diaria de pie con breves actualizaciones escritas en un canal de chat, o con documentos escritos que faciliten la discusión en los comentarios. A una escala más amplia, un CEO podría solicitar preguntas por escrito con anticipación para el ayuntamiento de la empresa y luego grabarlas y transmitirlas en lugar de hacerlo en vivo.
• Usar tecnología para producir artefactos que se pueden compartir después de un intercambio sincrónico. A veces se requiere una reunión sincrónica para discutir un tema complejo o urgente. Sin embargo, ahora tenemos acceso a la tecnología que simplifica la producción de artefactos que se pueden compartir, como reuniones de Zoom grabadas, actas de reuniones editadas en colaboración en Google Docs y transcripciones de videollamadas generadas automáticamente.

2. Aclarar los límites de la comunicación

Con el trabajo remoto, a menudo no está claro cuándo los colegas y gerentes están disponibles para conversar, concentrarse en una tarea o relajarse con su familia. Esto puede provocar interrupciones incómodas o molestas. Este no es un problema nuevo, por supuesto; Si bien una de las virtudes elogiadas de trabajar en la oficina era la capacidad de tener interacciones e interrupciones espontáneas, podía ser frustrante para el personal al que le gustaba fluir y concentrarse en el trabajo profundo.

El trabajo remoto ofrece un reinicio. Los equipos deben hacer dos cosas:

• Establecer reglas de compromiso por plataforma. Trabajar de forma remota significa navegar por correos electrónicos, mensajes de chat, videollamadas y documentación con diferentes niveles de prioridad y urgencia. Idealmente, los equipos deberían definir claramente cuáles son las expectativas para cada uno. ¿Es razonable no contestar un mensaje directo en el chat hasta el día siguiente? ¿Qué pasa con los correos electrónicos? ¿Se espera que todos vean todas las grabaciones de las reuniones si no lo lograron, o son opcionales? Estas reglas de compromiso pueden reducir en gran medida la ansiedad y el miedo de los empleados a perderse algo.
• Deja claro el horario de trabajo. El personal debe registrar explícitamente en sus calendarios cuándo es su horario de trabajo para que otros puedan verlo, incluido el registro de sus vacaciones. La expectativa de que alguien sea interrumpible solo porque no está en una reunión no se acerca en absoluto a la realidad cuando pasa su tarde libre escribiendo una propuesta importante. Los empleados deben reservar el tiempo que asignan para pensar en profundidad.

3. Documentación y artefactos de defensa

Al formar una cultura de creación de documentación archivable y de búsqueda en toda la empresa para obtener información importante, estamos creando una toma de decisiones histórica efectiva para individuos, equipos y departamentos. Por ejemplo, en los equipos de software, los diseños para cada característica nueva o cambio en el sistema se pueden escribir mientras se forma el consenso sobre el enfoque. Estos documentos de diseño se pueden archivar como una instantánea del contexto contemporáneo para que los futuros ingenieros puedan comprender mejor por qué se tomaron esas decisiones. Estos archivos son una mina de oro para los nuevos empleados que deseen autodescubrir la génesis del trabajo que están realizando actualmente.

Además, fomentar una cultura de escribir propuestas y diseños al aire libre donde otros puedan colaborar y comentar aumenta en gran medida la capacidad de los demás para leer, comprender y contribuir a la dirección general de la empresa, aumentando la moral y la propiedad de los empleados.

4. Comunicación de radiodifusión

En la oficina, cada día se llena de cientos de conversaciones uno a uno para difundir información. En lugares de trabajo pequeños, esta puede ser una forma viable de comunicación, pero cuando la fuerza de trabajo está distribuida, no se escala. En cambio, los líderes deben desarrollar una cultura de mensajes escritos o grabados para transmitir el latido del corazón de la empresa. Los líderes pueden comenzar a escribir boletines regulares para su personal o grabar mensajes semanales para enviarlos al comienzo de la semana.

En una escala más pequeña, los equipos pueden experimentar con la transmisión de sus logros regulares. Inicialmente, esto sería entre ellos mismos al resumir en qué han estado trabajando. Pero eventualmente, pueden trabajar para transmitir más esa información: como con otros equipos en su departamento. Una cultura de compartir generalmente fomenta un mayor intercambio.

5. Proporcionar las herramientas para tener éxito

El trabajo remoto efectivo requiere que todos usen y tengan acceso a las mismas herramientas. Estos van desde software colaborativo como Google Docs, donde múltiples participantes pueden editar y hacer comentarios, y herramientas de dibujo como Miro donde grupos remotos pueden dibujar juntos y colaborar como si estuvieran frente a una pizarra.

Las herramientas también pueden venir en forma de configuraciones físicas a las que los empleados tienen acceso en sus hogares. A muchos trabajadores se les pidió que trabajaran desde casa durante la pandemia con una computadora portátil y poco más. Estos entornos eran malos sustitutos de las oficinas previas a la pandemia, donde los empleados tendrían acceso a muebles de oficina adecuadamente ergonómicos, monitores de pantalla ancha y salas de reuniones con buenos equipos de A/V. Muchas empresas ahora ofrecen estipendios de trabajo desde el hogar para que los trabajadores mejoren sus oficinas en el hogar, y algunas empresas ofrecen mejoras de oficina por valor de miles de dólares. Para las empresas totalmente remotas, este gasto es más fácil de soportar, ya que no se gasta dinero en alquileres de oficinas. Pero eso no significa que sus empleados no necesiten el apoyo. Si el trabajo híbrido es una opción, es responsabilidad de la empresa garantizar que los empleados puedan tener éxito dondequiera que estén.

Continuamente apuntando a un 1% mejor

Estos cinco pilares son solo un punto de partida para construir una cultura híbrida exitosa. En realidad, pasar con éxito a una cultura híbrida es una mentalidad que requiere cambiar muchos pequeños hábitos todos los días. Al tener en cuenta la máxima de tratar a todos como remotos y luego aplicarla a diario, la fuerza laboral puede mejorar gradualmente. A medida que los lugares de trabajo híbridos se conviertan en la nueva normalidad, las mejoras incrementales en los cinco pilares serán clave para crear una cultura corporativa exitosa en el mundo posterior a la pandemia.