CLA amplifica la cultura familiar y el soporte al cliente con las herramientas de Microsoft 365 para un lugar de trabajo más conectado
“Con Teams, eliminamos las restricciones geográficas y vinculamos a los clientes con los miembros de la familia CLA correctos, sin importar dónde se encuentren.
–Yassir Karam: director de soluciones CliftonLarsonAllen
Como parte de ese compromiso con los clientes y familiares, CLA eligió Microsoft 365 para impulsar una transformación digital. “Proporcionar las herramientas adecuadas de productividad en el lugar de trabajo es una parte clave de cómo servimos a los clientes y miembros de la familia”, dice Yassir Karam, director de soluciones de CliftonLarsonAllen. “Microsoft 365 se alinea con nuestra promesa a los clientes y amplía nuestra cultura existente”.
CLA también recurrió a Microsoft 365 para seguir el ritmo de las demandas cambiantes de los clientes. “Tenemos una base de clientes muy diversa, pero en general, quieren formas sencillas de comunicarse con nosotros con mayor frecuencia”, dice Michael Connell, director general de tecnología de la información en CliftonLarsonAllen. “Usamos las herramientas de Microsoft 365, incluido Microsoft Teams, para mantenernos conectados con los clientes y cumplir con esa tendencia creciente en la industria”.
La implementación de ágil de Teams acelera un cambio de cultura y ahorra $1 millón USD
CLA ya había adoptado la movilidad antes de COVID-19, con el 40 por ciento de los empleados trabajando de forma remota desde su hogar o desde los sitios de los clientes en un momento dado. En su mayor parte, los empleados que trabajaban de forma remota dependían de una combinación de correo electrónico y Skype Empresarial para colaborar. La organización planeó presentar Teams a todos los empleados, pero cuando llegó el COVID-19, puso esos planes en primer plano. “Pasamos del 40 por ciento de los miembros de nuestra familia trabajando de forma remota al 98 por ciento durante la noche”, recuerda Connell. “En lugar de la implementación lenta y escalonada de Teams que habíamos planeado, aceleramos nuestro plan de implementación y logramos la mudanza en dos días”.
Después de la implementación rápida de Teams, los empleados de CLA comenzaron a aprovechar al máximo la nueva herramienta de colaboración casi con la misma rapidez. “Teams es intuitivo de usar”, dice Connell. “En una semana, escuchamos comentarios de miembros de la familia que decían lo extraordinario que era que pudieran comunicarse y colaborar tan fácilmente desde casa”. Y para TI, la velocidad y la relativa facilidad de la implementación de Teams liberaron tiempo para enfocarse en problemas más apremiantes, como cómo permitir que los empleados que trabajan desde casa impriman cheques. “Fue todo un lujo poder concentrarnos en esas situaciones únicas más pequeñas en lugar de preguntarnos cómo haríamos nuestro trabajo básico”, dice Connell.
Para Karam, el cambio a Teams puso a los miembros de la familia CLA en posición de brindar un servicio al cliente aún mejor. “Queremos servir a nuestros clientes con el equipo adecuado para el trabajo”, dice. En el pasado, las barreras geográficas podrían haber impedido que CLA aceptara un cliente o limitado la gama de proyectos en los que los empleados podían trabajar. “Con Teams, eliminamos las restricciones geográficas y vinculamos a los clientes con los miembros de la familia CLA correctos sin importar dónde se encuentren”.
Connell está de acuerdo en que Teams ha ayudado a marcar el comienzo de un cambio de cultura en CLA en lo que respecta a la colaboración. “Solíamos sentir que teníamos que estar físicamente uno al lado del otro para trabajar juntos en un proyecto”, dice. “Ahora, usamos Teams para crear oportunidades para nuestros clientes y familiares, independientemente de dónde se encuentren”. Los miembros de la familia CLA usan Teams para comunicarse con colegas y beneficiarse de la riqueza de conocimientos inherente a la organización sin limitaciones de ubicación. “Con Teams, podemos ‘visitar’ la oficina de alguien, incluso si están en todo el país”, dice Nancy Brown, directora de cultura y compromiso de CliftonLarsonAllen. “En el pasado, habríamos dudado más en registrarnos con un chat de video”.
Para acompañar la implementación de Teams en toda la empresa, CLA reemplazó sus sistemas telefónicos existentes con capacidades de Teams Phone. “Estimamos que al cambiar a Teams Phone, eliminaremos cerca de $ 1 millón al año de los cargos relacionados con la telefonía”, dice Connell.
Ganarse la confianza del cliente y proteger los datos con el conjunto de herramientas de seguridad de Microsoft 365
Como empresa de servicios profesionales, CLA se toma muy en serio la seguridad. “Estamos continuamente atentos para proteger los datos de nuestros clientes”, dice Connell. “Es esencial que los clientes confíen en nuestras medidas de seguridad, y el conjunto de herramientas de seguridad de Microsoft 365 E5 brinda mucho valor a medida que avanzamos en la protección de los datos de los clientes”. Connell y sus colegas encontraron particularmente útiles las capacidades de investigación y corrección automatizadas en Microsoft Defender para Endpoint. “Es tranquilizador ver los pasos proactivos que podemos tomar con Microsoft Defender para Endpoint para ayudar a proteger nuestra organización”, dice Connell.
Y después de reemplazar Okta con Azure Active Directory para la administración de identidades y accesos, CLA se beneficia de un conjunto de herramientas unificadas e interoperables. “Al estandarizar las herramientas que usamos para administrar cuentas, administramos nuestros recursos de manera más eficiente y efectiva”, dice Connell. “La visión holística de la seguridad que obtenemos con la pila E5 es una gran victoria para nosotros. Tenemos todas las herramientas que necesitamos para ayudar a proteger nuestros datos en un solo lugar en lugar de tener que improvisar varias soluciones únicas”.
Crear nuevas oportunidades de aprendizaje y fomentar más conexiones con Teams
Como parte de su compromiso de crear oportunidades, CLA brinda una variedad de soluciones de aprendizaje a los miembros de la familia en todos los niveles de la organización. “Nuestra prioridad es llegar a todos los integrantes de la familia CLA con oportunidades de aprendizaje que puedan ayudarlos a descubrir sus pasiones y desarrollar sus habilidades”, dice Knight. CLA entiende el valor de una cultura familiar fuerte. “Cuando tenemos empleados comprometidos que prosperan, la cultura realmente puede ser una ventaja competitiva”, dice Brown. “Es un ciclo continuo: una gran cultura hace felices a los empleados que hacen felices a los clientes, lo que hace un gran negocio. Hoy, usamos Teams para continuar ese ciclo incluso cuando trabajamos de forma remota”.
Después de que las restricciones de COVID-19 enviaran a todos a casa para trabajar de forma remota, el departamento de aprendizaje de CLA tuvo que ajustar rápidamente sus ofertas para adaptarse a un nuevo lugar de trabajo digital. Los miembros de la familia CLA inmediatamente comenzaron a usar Teams para continuar interactuando con soluciones de aprendizaje e impulsar la ventaja competitiva de la organización a través de una cultura muy unida. “Pasamos a un entorno de aprendizaje completamente virtual en Teams”, dice Knight. “Ahora, usamos Teams para continuar organizando oportunidades de aprendizaje como si estuviéramos todos juntos en una sesión en persona”. CLA utiliza la función de salas de reuniones para facilitar las discusiones grupales. “Gran parte de nuestro aprendizaje es de naturaleza muy técnica”, dice Knight. “Usamos salas de reuniones para replicar una mesa de debate en un salón de baile, por ejemplo, para examinar un estudio de caso. Es muy fluido y muy fácil”.
La tutoría forma otra piedra angular de la cultura familiar de CLA. “Cada miembro de la familia CLA se identifica a sí mismo como un entrenador para ayudarlos a navegar diferentes oportunidades y construir una carrera inspiradora”, dice Knight. Gracias a Teams, la práctica continuó prosperando incluso después de que todos se mudaron a casa para trabajar de forma remota. “Con Teams, hemos hecho que nuestro programa de tutoría sea aún más inclusivo al brindarles a los miembros de nuestra familia experiencias que la geografía hubiera impedido”, dice Knight. Hoy en día, los miembros de la familia CLA se conectan con una gama más amplia de mentores y usan Teams para abrir la organización y hacer nuevos contactos. “Empecé a entrenar a alguien en Teams que, sinceramente, no creo que me hubiera pedido que fuera su mentor antes del lanzamiento de Teams”, dice Brown. “Usamos Teams para hablar como si estuviéramos juntos en la misma habitación”.
Conectarse con clientes y colegas para trabajar juntos de manera más efectiva
Los líderes de CLA usan Teams para forjar conexiones más sólidas con sus colegas y clientes. “En el pasado, nuestros líderes de la industria y el servicio, que tienen equipos dispersos por todo el país, habrían realizado reuniones en persona durante todo el año”, dice Brown. “Hoy, organizan registros de Teams con más frecuencia y se sienten más conectados con sus colegas que nunca”.
John Krutz, líder de relaciones con el cliente en CliftonLarsonAllen, usa Teams como una plataforma de referencia para conectarse con clientes y colegas por igual. “Mi trabajo es estar con los clientes y cuando pasó el COVID-19 no pude estar. Me preocupaba cómo me mantendría en contacto y seguiría siendo la persona de ‘conocerte, ayudarte, crear oportunidades'”, recuerda. “Ahora, Teams es el punto centralizado a través del cual dirijo mi día”.
Krutz y sus colegas usaron Teams recientemente para colaborar con abogados, banqueros y contadores en un proyecto de fusión para un cliente. “Este tipo de proyectos involucran a 20 personas de varias empresas que trabajan hasta la medianoche durante días seguidos”, dice Krutz. “Utilizamos Teams para compartir documentos, organizar reuniones y coordinar el proyecto como si estuviéramos en la misma sala. Sin Teams, no habría habido forma de ejecutar este proyecto de forma remota y eficiente”. Las funciones de seguridad integradas de la plataforma Teams también ayudan a Krutz y sus colegas a ahorrar tiempo. “En el pasado, trabajar con partes externas en un proyecto como este hubiera requerido una semana de participación de TI para configurar los firewalls adecuados y asegurarnos de que compartíamos archivos de manera segura”, dice Krutz. “Con Teams, estamos listos y trabajando en un día sin comprometer nuestra confianza en la seguridad del proyecto”. Y al usar Teams para colaborar con partes externas desde casa, Krutz y su equipo ahorran una cantidad significativa en costos de viaje. “Si hubiéramos llevado a cabo este proyecto en persona, habría costado seis cifras solo en gastos de viaje”, dice Krutz.
Krutz y sus colegas también se reúnen en Teams para socializar y mantener conexiones importantes con los clientes. “Recientemente, usamos Teams para organizar una cata social para colegas y clientes”, dice Krutz. “A todos los participantes se les enviaron bebidas a sus casas, y nos sentamos a hablar como si estuviéramos todos juntos en un restaurante”. Más allá de simplemente socializar y levantar la moral en un momento de aislamiento, los participantes aprovecharon la oportunidad para compartir ideas y mejores prácticas para hacer frente a los efectos del COVID-19 en el lugar de trabajo. “Usamos estas reuniones para tener conversaciones más personales y preguntarles a nuestros clientes qué necesitan y cómo lo están afrontando en este momento”, dice Krutz. “Teams nos ayuda a mantenernos conectados”.
Los miembros de la familia CLA también usan Yammer, la red social empresarial en Microsoft 365, para impulsar la moral y llegar a toda la organización. “A mediados de 2020, lanzamos una campaña de bienestar para alentar a las personas a salir y disfrutar de cenas saludables y compartir sus experiencias en Yammer”, dice Knight. Con Yammer, los miembros de la familia CLA también se conectan en red y crean compromiso en torno a eventos específicos, por ejemplo, una próxima conferencia de aprendizaje. “Tenemos algunos usuarios de Yammer muy activos que comparten todo el tiempo”, dice Knight. “Es una excelente manera de ver lo que está sucediendo en toda la organización”.
Después de un cambio exitoso y notablemente rápido a Teams, CLA continúa adoptando las herramientas de Microsoft 365 como parte de su viaje de transformación. “Estamos emocionados de expandir nuestro uso de Dynamics 365 para mapear los viajes de nuestros clientes, usando datos para generar conocimientos”, dice Connell. Al mantenerse conectado con las herramientas de Microsoft 365, CLA pone en práctica su promesa corporativa: conocer, ayudar y crear oportunidades para clientes y familiares.
Estimamos que al cambiar a Teams Phone, eliminaremos cerca de $1 millón al año de los cargos relacionados con la telefonía.
–Michael Connell: Director Gerente de Tecnología de la Información en CliftonLarsonAllen
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